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Das Coverbild in diesem Artikel ist mit dem KI-Tool ChatGPT erstellt worden.
Sie haben viel zu tun, und das Geschäft läuft. Trotzdem verschwinden jeden Tag Stunden, und Sie wissen nicht, wohin.
Der Dieb hat nämlich mehrere Verstecke. Eines davon sind die kleinen Aufgaben, auf die niemand achtet. Ihr Mitarbeiter leert die Spülmaschine beim Kunden. Wieder einmal. Das ist nicht Teil der Vereinbarung, und niemand hat gesagt, dass es erfasst werden soll. Nach einem Monat sind daraus mehrere Stunden geworden, die der Kunde eigentlich hätte bezahlen müssen, die Sie aber nie in Rechnung gestellt haben. Niemand hat etwas falsch gemacht. Die Arbeit wurde erledigt, aber die Zeit dahinter blieb unsichtbar.
Aber das größte Versteck befindet sich gar nicht draußen beim Reinigungsauftrag. Wussten Sie schon, dass sich der größte Zeitdieb in der Verwaltung versteckt?
Dort nimmt er sich nicht einen ganzen Tag auf einmal. Er nimmt sich fünf Minuten hier und zehn Minuten dort. Eine Krankmeldung, die abgedeckt werden muss. Eine fehlende Zeiterfassung. Eine Rechnung, die korrigiert werden muss. Jede dieser Aufgaben wirkt klein. Aber sie summieren sich, und weil es in kleinen Häppchen geschieht, sehen Sie den Verlust nie als Ganzes. Und je mehr Kunden Sie bekommen, desto mehr kann sich der Dieb nehmen. Mehr Einsatzpläne, mehr zu erfassende Stunden, mehr Rechnungen und mehr Koordination.
Wenn Sie sich also fragen, wo die Stunden bleiben, werfen Sie zuerst einen Blick auf die Verwaltung.
Der Artikel in Kürze
- Verwaltung besteht häufig aus vielen kleinen Aufgaben, die zusammengenommen einen großen Teil des Arbeitstages beanspruchen können.
- Verwaltung kostet nicht nur Zeit. Fehlender Überblick und manuelle Prozesse können sich auch auf die Wirtschaftlichkeit und die Kontrolle über den Betrieb auswirken.
- Erfasste Arbeitszeiten können zeigen, ob ein Auftrag tatsächlich innerhalb der kalkulierten Zeit ausgeführt wird.
- Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss der Verwaltungsaufwand nicht im gleichen Tempo zunehmen, wenn Sie Software für Ihr Reinigungsunternehmen einsetzen.
- Eine bessere Verknüpfung von Einsatzplanung, Arbeitszeiten, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Dokumentation kann Kapazitäten für Kunden, Mitarbeiter und die Weiterentwicklung des Unternehmens freisetzen.
Wohin verschwindet Ihre Zeit eigentlich?
Stellen Sie sich eine ganz normale Arbeitswoche vor. Ihren Mitarbeitern wurden ihre Aufgaben und die dafür vorgesehene Zeit zugewiesen. Aber was passiert, wenn eine Aufgabe kürzer dauert als geplant? Möglicherweise geht etwas Zeit durch Warten verloren, obwohl die Mitarbeiter schon mit der nächsten Aufgabe hätten weitermachen können.
Gleichzeitig kommt der Kunde im Laufe der Zeit mit kleinen Zusatzaufgaben. „Könnten Sie das nicht auch noch eben erledigen?“ Das wirkt vielleicht wie eine Kleinigkeit, aber wenn sich die zusätzlichen Aufgaben im Laufe einer Woche summieren, können schnell viele Arbeitsstunden zusammenkommen, die nie in Rechnung gestellt werden.
Das Ergebnis? Sie verlieren sowohl wertvolle Arbeitszeit als auch Geld, ohne es notwendigerweise zu bemerken.
Ein Mitarbeiter meldet sich krank, und der Einsatzplan muss geändert werden. Ein anderer hat vergessen, seine Stunden zu erfassen. Ein Kunde hat eine Zusatzleistung bestellt, die abgerechnet werden muss. Ein Mitarbeiter ruft an, um Informationen zum heutigen Auftrag zu erhalten. Später fordert ein Kunde eine Dokumentation der ausgeführten Arbeit an.
Keine der Aufgaben wirkt für sich genommen besonders zeitaufwendig.
Das Problem ist, dass sie alle zusammenkommen.
Einsatzplanung, Umplanung, Zeiterfassung, Lohnkorrekturen, Rechnungsstellung, Dokumentation, E-Mails und Koordination sind allesamt notwendige Bestandteile des Betriebs. Wenn die Prozesse jedoch viele manuelle Schritte erfordern, können sie schnell mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Ihnen bewusst ist.
Ein Teil der Zeit geht vielleicht auch für etwas verloren, das man am besten als Brandbekämpfung beschreiben kann. Sie reagieren auf das nächste auftretende Problem, anstatt die Zeit für die Aufgaben nutzen zu können, die Sie eigentlich geplant hatten.
Denn es ist selten eine einzelne große Aufgabe, die Ihre Zeit stiehlt. Es sind die vielen kleinen.
Verwaltung ist der versteckte Zeitdieb
Verwaltung ist notwendig, um ein Reinigungsunternehmen zu führen.
Das Problem sind nicht die Mitarbeiter, die Objektleitung oder die Person im Büro, die sich um Lohnabrechnung und Rechnungsstellung kümmert.
Das Problem entsteht durch die Reibungsverluste zwischen den vielen kleinen Prozessen.
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter meldet sich krank.
Zuerst müssen Sie eine Vertretung finden. Danach muss der Einsatzplan geändert werden. Die Vertretung benötigt Informationen zu Zeit, Ort und Aufgabe. Möglicherweise muss auch der Kunde informiert werden. Anschließend müssen Sie sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden und die richtigen Informationen für Lohnabrechnung und Rechnungsstellung vorliegen.
Eine einzelne Krankmeldung bringt den Betrieb vermutlich nicht aus dem Gleichgewicht. Die vielen Schritte, die nötig sind, um darauf zu reagieren, können jedoch schnell Zeit kosten.
Das Gleiche passiert, wenn eine Zeiterfassung fehlt, eine Zusatzleistung nachvollzogen werden muss, eine Rechnung korrigiert werden muss, ein Kunde eine Dokumentation anfordert oder einem Mitarbeiter Informationen fehlen.
Verwaltung raubt Ihnen selten mehrere Stunden auf einmal.
Sie nimmt Ihnen die Zeit Stück für Stück.
Was könnten 102 Stunden für Ihr Unternehmen bedeuten?
Fünf Minuten hier und zehn Minuten dort wirken zunächst nicht nach viel.
Interessant wird es, wenn Sie die Zeit zusammenrechnen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie könnten jeden Monat 8,5 Stunden Verwaltungsaufwand einsparen.
Auf ein Jahr gerechnet sind das:
102 Stunden.
Die entscheidende Frage ist nicht nur, dass Sie 102 Stunden eingespart haben.
Die Frage lautet:
Was könnte Ihr Unternehmen mit 102 zusätzlichen Stunden anfangen?
Könnten Sie:
- Ihre Kunden besser betreuen?
- mehr Angebote erstellen?
- mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter haben?
- stärker an der Qualität arbeiten?
- Ihre Abläufe optimieren?
- Kapazitäten für weitere Kunden schaffen?
- die Verwaltungsarbeit außerhalb der regulären Arbeitszeit reduzieren?
Eingesparte Stunden sind nicht das eigentliche Endergebnis.
Entscheidend ist die Kapazität, die Sie zurückgewinnen.
Es kann schwer sein zu wissen, wie viel Raum die Verwaltung tatsächlich einnimmt, bevor Sie konkrete Zahlen darauf setzen. Entlarven Sie Ihren Zeitdieb und sehen Sie, wie viel Zeit Ihr Unternehmen zurückgewinnen kann.
Wo zeigt sich der Zeitdieb in Ihrem Unternehmen?
Wenn Sie herausfinden möchten, wo die Verwaltung besonders viel Zeit beansprucht, lohnt sich ein Blick auf einige der Prozesse, die sich im Arbeitsalltag immer wieder wiederholen.
Einsatzplanung und Betrieb
Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Erstellung und Änderung von Einsatzplänen? Und was passiert, wenn die Realität nicht dem Plan folgt?
Eine einzige Krankmeldung kann eine ganze Kette von Aufgaben auslösen.
Daher lohnt es sich zu fragen:
- Wie viel Verwaltungsaufwand verursacht eine einzige Krankmeldung?
- Wie viel des Arbeitstages geht für kurzfristige Änderungen und Problemlösungen verloren?
- Und weiß die Objekt- oder Einsatzleitung, ob der Mitarbeiter tatsächlich beim Kunden erschienen ist?
Wenn dafür ein weiterer Anruf oder eine zusätzliche Nachricht erforderlich ist, entsteht bereits die nächste kleine Verwaltungsaufgabe.
Arbeitszeiten und Mitarbeiterverwaltung
Wie viel Zeit verbringt Ihr Unternehmen damit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu sammeln, zu kontrollieren und zu korrigieren?
Und wie viel manuelle Arbeit erfordert die Mitarbeiterverwaltung insgesamt?
Dazu können die Erfassung von Arbeitszeiten, Änderungen an Einsatzplänen, Abwesenheiten, Informationen zu Aufträgen oder die Kontrolle der erfassten Daten gehören.
Die Zeiterfassung ist aber noch aus einem anderen Grund wichtig. Sie kann Ihnen etwas über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kundenaufträge sagen.
Entsprechen die erfassten Arbeitszeiten der kalkulierten Zeit?
Stellen Sie sich vor, ein Reinigungsauftrag wurde mit fünf Stunden kalkuliert.
Der Kunde zahlt vielleicht einen Festpreis. Deshalb kann es zunächst weniger wichtig erscheinen, ob ein Mitarbeiter fünf oder fünfeinhalb Stunden benötigt.
Doch diese halbe Stunde ist nicht unbedeutend. Sie hat einen finanziellen Wert.
Auch ein Festpreis basiert auf einer zugrunde liegenden Kalkulation, unter anderem auf dem erwarteten Zeitaufwand und den Lohnkosten für die Ausführung der Arbeit.
Wenn ein Auftrag, der mit fünf Stunden kalkuliert wurde, regelmäßig fünfeinhalb Stunden dauert, setzt Ihr Unternehmen mehr Arbeitsstunden ein als geplant.
Eine halbe Stunde wirkt bei einem einzelnen Auftrag vielleicht nicht besonders viel.
Wenn sich diese Abweichung jedoch Woche für Woche und bei mehreren Kunden wiederholt, kann sie sich auf die Rentabilität auswirken.
Umgekehrt kann auch ein dauerhaft niedrigerer Zeitaufwand interessant sein. Vielleicht wird der Auftrag effizienter ausgeführt als ursprünglich erwartet.
Die Frage lautet deshalb nicht nur:
Sind die Arbeitszeiten korrekt erfasst?
Sondern auch:
Entsprechen die erfassten Arbeitszeiten der Zeit, die Sie für den Auftrag kalkuliert haben?
Wenn Sie geplanten und tatsächlichen Zeitaufwand miteinander vergleichen können, lassen sich Abweichungen leichter erkennen und ihre Ursachen untersuchen.
Lohnabrechnung und Rechnungsstellung
Was passiert mit den Informationen, nachdem die Arbeitszeiten erfasst wurden?
- Müssen sie manuell kontrolliert werden?
- Müssen Angaben korrigiert werden, bevor die Lohnabrechnung erstellt werden kann?
- Müssen Daten in ein anderes System übertragen oder erneut eingegeben werden?
Je häufiger dieselben Informationen bearbeitet werden müssen, desto mehr Zeit verbringt Ihr Unternehmen mit Verwaltung. Gleichzeitig entstehen mehr Stellen, an denen Fehler auftreten können.
Das Gleiche gilt für die Rechnungsstellung.
Wird auch wirklich jede Leistung abgerechnet, die Ihr Unternehmen erbringt?
Wenn ein Kunde eine Zusatzleistung bestellt, reicht es nicht aus, sie nur auszuführen. Sie muss auch erfasst werden und auf der richtigen Rechnung erscheinen.
Andernfalls besteht das Risiko, dass Ihr Unternehmen Leistungen erbringt, ohne dafür bezahlt zu werden.
Dokumentation und Kommunikation
Wo befinden sich die Informationen zu den einzelnen Kunden und Aufträgen?
Kann ein Mitarbeiter benötigte Informationen selbst finden? Oder muss er dafür das Büro kontaktieren?
Wenn ein Kunde eine Dokumentation anfordert, können Sie diese schnell finden? Und was passiert, wenn ein Kunde eine Leistung reklamiert?
Wie viel Zeit wird damit verbracht herauszufinden, wer die Arbeit ausgeführt hat, wann sie erledigt wurde, welche Arbeitszeiten erfasst wurden und was ursprünglich vereinbart war?
Je besser Dokumentation und Informationsfluss im Unternehmen funktionieren, desto einfacher können Sie Fragen und Reklamationen bearbeiten, ohne Informationen zunächst an mehreren Stellen zusammensuchen zu müssen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch die Komplexität
Es ist ein wenig wie im Familienalltag.
Ein Kind mit Schule, Freizeitaktivitäten und Terminen lässt sich meist relativ einfach koordinieren. Wenn es aber plötzlich drei Kinder gibt, die zu unterschiedlichen oder vielleicht sogar gleichzeitig stattfindenden Fußballtrainings, Schwimmkursen und anderen Aktivitäten gebracht werden müssen, steigt der Planungs- und Koordinationsaufwand schnell.
Das Gleiche passiert in Ihrem Unternehmen.
Mehr Kunden bedeuten mehr Aufträge.
Mehr Aufträge erfordern mehr Mitarbeiter.
Mehr Mitarbeiter führen zu mehr Einsatzplänen, mehr Änderungen und mehr erfassten Arbeitszeiten.
Und daraus entstehen wiederum mehr Lohndaten, mehr Rechnungen und mehr Kommunikation.
Mehr Kunden → mehr Mitarbeiter → mehr Einsatzpläne → mehr Arbeitszeiten → mehr Lohnabrechnung und Rechnungsstellung → mehr Koordination
Wachstum führt ganz natürlich zu mehr Verwaltung.
Der Verwaltungsaufwand muss jedoch nicht genauso schnell wachsen wie das Unternehmen.
Wenn jeder neue Kunde entsprechend mehr manuelle Arbeit im Büro verursacht, kann die Verwaltung irgendwann zum Engpass werden.
Was passiert, wenn die Verwaltung nicht im gleichen Tempo wächst?
Stellen Sie sich stattdessen vor, dass mehr der bereits vorhandenen Informationen direkt in den verschiedenen Arbeitsabläufen weiterverwendet werden können.
Informationen zu Einsatzplanung, Mitarbeitern und Arbeitszeiten müssen nicht ständig erneut gesucht oder eingegeben werden.
Sie erhalten schneller einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten.
Die Informationen für Lohnabrechnung und Rechnungsstellung erfordern weniger manuelle Arbeit.
Und Mitarbeiter können die Informationen, die sie benötigen, leichter selbst finden.
Effizientere Prozesse bedeuten also nicht nur, hier und da ein paar Minuten zu sparen.
Es geht darum, ein Unternehmen aufzubauen, das mehr leisten kann, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maße steigt.
Es geht also nicht nur um ein paar eingesparte Minuten.
Es geht darum, mehr Aktivitäten bewältigen zu können, ohne dass die Verwaltung im gleichen Tempo wächst.
Ihre Verwaltung sollte dem nächsten Kunden nicht im Weg stehen
Eingesparte Verwaltungszeit bedeutet nicht nur weniger Kosten.
Sie kann auch die Grundlage für zusätzliche Kapazität schaffen.
Wenn Ihr Unternehmen jeden Monat einige Stunden freisetzen kann, können Sie diese beispielsweise nutzen, um:
- mehr Kunden zu betreuen
- mehr Angebote zu erstellen
- bestehende Kunden besser zu betreuen
- mehr Zeit in die Mitarbeiterführung zu investieren
- an der Qualität zu arbeiten
- betriebliche Abläufe zu optimieren
- das Unternehmen weiterzuentwickeln
Entscheidend ist also nicht nur, wie viele Stunden Sie einsparen können.
Interessant ist vor allem, was Sie und Ihr Unternehmen mit dieser Zeit anfangen können.
Ihre Verwaltung sollte Ihrem nächsten Kunden nicht im Weg stehen.
Wie viel Zeit verbringen Sie selbst mit Verwaltung?
Es kann schwer sein zu wissen, wie viel Raum die Verwaltung tatsächlich einnimmt, bevor Sie konkrete Zahlen darauf setzen.
Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Planung?
Wie viel Zeit geht für die Kontrolle der Stunden verloren?
Wie viel Zeit verbringen Sie mit Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Dokumentation?
Und wie viele Minuten verstreichen jede Woche mit dem Suchen von Informationen oder dem Korrigieren kleiner Fehler?
Entlarven Sie Ihren Zeitdieb und untersuchen Sie, wo die Zeit in Ihrem eigenen Unternehmen verschwindet, und erhalten Sie eine Schätzung, wie viel Zeit Sie potenziell freisetzen können.
CleanManager schafft einen besseren Zusammenhang in Ihrem Reinigungsunternehmen
CleanManager wurde speziell für die Reinigungsbranche entwickelt und hilft dabei, zentrale Bereiche des täglichen Betriebs miteinander zu verbinden:
Einsatzplanung → Mitarbeiter → Arbeitszeiten → Lohnabrechnung → Rechnungsstellung → Dokumentation
Die Idee dahinter ist einfach.
Wenn Informationen bereits an einer Stelle im Unternehmen vorhanden sind, sollten sie nicht ständig:
- erneut gesucht
- manuell kontrolliert
- zwischen verschiedenen Stellen oder Systemen verschoben
- erneut eingegeben
- mehrfach korrigiert
werden müssen.
Wenn Arbeitsabläufe besser ineinandergreifen, lässt sich ein Teil der manuellen Arbeit reduzieren. Gleichzeitig erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihren Betrieb.
Bei einem digitalen System geht es daher nicht nur darum, Verwaltung vom Papier auf den Bildschirm zu verlagern.
Es geht darum, die Arbeitsabläufe hinter der Verwaltung zu optimieren.
Lesen Sie unseren Artikel, 5 versteckte Kostenfallen im Reinigungsbetrieb um zu erfahren, welche Muster Sie Geld kosten können und worauf Sie achten sollten.
Die Bilder in diesem Artikel wurden mit Hilfe des KI-Tools ChatGPT erstellt.
